Sin duda alguna la correcta conservación de documentos es de vital importancia tanto para empresas como para particulares debido a que parte de esa información puede ser imprescindible para el correcto funcionamiento de una empresa o tareas particulares.
Por ello hoy os traemos una serie de consejos para mantener a “salvo” esta documentación importante.
Organización
Una parte muy importante de la supervivencia de la documentación es la debida organización de ficheros y papeles, por ello es importante que halla en lo posible:
- Inventario de Ficheros y datos: En el cual este reflejado la cantidad exacta de información que se tiene y descripciones de esa documentación
- Orden: una adecuada accesibilidad y fácil acceso a los datos, repercutirá en la eficacia y rendimiento de esa información
- Formato: es importante poseer un formato estándar en la medida de lo posible para agilizar el proceso de acceso a los datos y rentabilizar el espacio
- Copias de seguridad: la realización de backups es de gran importancia para los posibles imprevistos o desperfectos que pudieran surgir en la documentación
Externalización
Otro factor importante y muy recomendable es la externalización del proceso de gestión y conservación de los archivos ya que con ello aumentamos drásticamente la seguridad de nuestros documentos e incluso podemos abaratar costes ya que no seria imprescindible que almacenásemos nosotros mismos la documentación con los gastos que esto conlleva.
Existen gran variedad de empresas que se encargan de esta labor, por ejemplo Iron Mountain ayuda a almacenar tus documentos , y con la ayuda de estas empresas se podría garantizar la seguridad de nuestros archivos e información casi al 100%.
Incluso varias de las empresas de gestión de archivos cuentan con un seguro asociado que que se encargarían de una posible indemnización en caso de “extravíos de datos” lo que supone un gran valor añadido para optar por la externalización
