Actualmente, cuando la información es tan masiva y tan sensible de cara a terceros, es necesario que gestionemos la misma de la mejor manera posible. Ya sea personal o a nivel profesional (como nuestra empresa, por ejemplo) es necesario que utilicemos un buen sistema de gestión documental como el que podemos encontrar en http://www.ironmountain.es/, con el fin de salvaguardar todos nuestros datos. Sin embargo, es este un proceso complejo, por lo que deberemos tener en cuenta una serie de normas, con el fin de alcanzar el resultado más adecuado.
En primer lugar, debemos tener en cuenta qué sistema vamos a escoger. Existen multitud de maneras de gestionar la información, así como multitud de sectores, por lo que tendremos que tratar de hallar uno que se adecue específicamente a nuestras necesidades. Por ejemplo, a nivel profesional, deberemos tener en cuenta la capacidad del mismo para integrar otras aplicaciones, sistemas de gestión de archivo o mantenimiento, o la necesidad de conseguir un entorno lo más colaborativo posible (con el consecuente aumento de productividad al reducir los errores), mientras que si se trata del almacenamiento de información personal podremos buscar opciones menos exigentes.
En cualquier caso, el sistema debe ser fácil de manejar y amigable, de manera que hacer el cambio no se convierta en un paso demasiado costoso. El ser humano es de natural perezoso y los cambios bruscos no son del agrado de casi nadie.
En el caso de que estemos pensando en un nuevo modelo para nuestra empresa, uno de los aspectos que también hemos de valorar es que el sistema sea escalable y flexible, de manera que sea capaz de seguirnos en nuestro crecimiento empresarial. A fin de cuentas, el éxito de nuestro negocio es nuestro objetivo, por lo que deberemos tener una opción que vaya pareja a dicho desarrollo.
Y por último, sea el caso que sea, ha de ser seguro. Hemos de dar con una opción que permita tanto control interno (nosotros mismo o miembros de nuestra organización), como externo (colaboradores). Sin olvidar controles y privilegios a la hora de acceder a la información.
Sencillos pasos que nos ayudarán a escoger el mejor sistema para alcanzar nuestro objetivo.
